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Una PMO se implementa para apoyar en proyectos grandes, complejos o un programa de proyectos.

Apoyar la gestión de la cartera de proyectos de un departamento o unidad de negocio.

Brindar un enfoque amplio y empresarial para la selección y gestión de proyectos.

Existen dos modelos básicos de PMO:

1. Actúa en calidad de consultor, proporcionando a los administradores de proyectos en las unidades de negocios de formación, orientación y mejores prácticas, 

1. Una versión centralizada, con jefes de proyecto en el personal que prestan servicio a las unidades de negocio trabajando en proyectos.

La Oficina de Gestión de Proyectos no es un rol que puede encargarse a un solo individuo, o a un equipo a la ligera. Es usual que en una empresa un profesional desempeñe el “cargo” de PMO. Es decir, una sola y única persona realizando actividades menores de reportería o “papeleo”. Cualquiera de las siguientes opciones definitivamente no es una PMO:

• Una persona con el “cargo” de PMO
• Un grupo de Jefes de Proyecto gestionando un proyecto
• Un programa o conjunto de proyectos
• La metodología de Gestión de Proyectos de una Organización.
• Un grupo de burócratas que generan informes

Las dos principales razones para el establecimiento de una PMO: mejorar las tasas de éxito del proyecto, e implementación de prácticas estándar. Además, implementar una oficina:

• Crea una supervisión y control eficaz de los proyectos,
• Minimiza los proyectos fallidos y promueve un mayor éxito de los mismos,
• Mantiene a la administración mejor informadas,
• Mejora la integración de los proyectos con el negocio,
• Desarrolla las competencias de gestión de proyectos en el personal, y
• Ayuda a definir y alcanzar los objetivos del negocio.

Puede ayudar al negocio, proporcionando la estructura necesaria, ya sea para normalizar las prácticas de gestión de proyectos y facilitar la gestión de carteras de proyectos, como para determinar metodologías para los procesos repetibles. 

• Disminución en proyectos fracasados: 30%
• Proyectos entregados por debajo del presupuesto: 25%
• Mejoras de productividad: 22%
• Incremento de la satisfacción del cliente: 31%
• Proyectos entregados antes de lo previsto: 19%
• Incremento de los proyectos alineados con los objetivos: 39%
• Porcentaje de ahorro de costo por proyecto: 15%
• Ahorro de costo por proyecto: US$500.000

Implementar una PMO en una organización que gestiona proyectos genera un alto beneficio, pero es un ejercicio que debe ser llevado a cabo por gente con experiencia. Aumenta la probabilidad de éxito de los proyectos y la rentabilidad de éstos. Además, genera nuevas oportunidades de negocio, al incrementar la satisfacción de sus clientes, y creando de paso una imagen de organización más eficiente en su trabajo.